Jak napisac email w sprawie pracy?

Wstęp

Obecnie większość pracodawców prosi o przesyłanie dokumentów aplikacyjnych e-mailem. Wiele osób w takiej sytuacji wpisuje tylko e-mail pracodawcy, załącza pliki i wysyła wiadomość. Jest to błąd, ponieważ bardzo często pracodawca sortuje aplikacje, po temacie wiadomości. Jeśli nie wpisaliśmy tutaj numeru referencyjnego lub innego wymaganego w ogłoszeniu hasła, nasza wiadomość może się zgubić. Druga istotna kwestia to fakt, iż dobrze dopracowany email pozytywnie świadczy o kandydacie. Warto więc poświęcić chwile na skreślenie chociaż 2-3 zdań treści.
Format wiadomości

Zrezygnumy tu z:
Używania dziwnych, fantazyjnych czcionek
Jaskrawego koloru papeterii.

Postawmy na:
Times New Roman, Arial, lub Verdana, ewentualnie Georgia.
Białe tło
Ograniczenie formatowania do minimum.
Język korespondencji

Język, którego używamy, powinien być adekwatny do sytuacji. Należy pamiętać, że nie piszemy do koleżanki lub kolegi. Używanie skrótów, emotikonów, brak kropek i przecinków, urwane zdania, błędy ortograficzne, nie świadczą dobrze. By tego uniknąć przed wysłaniem naszą wiadomość warto wkleić do Worda lub innego edytora w celu sprawdzenia pisowni i literówek. Programy pocztowe często nie sprawdzają pisowni, a my po prostu mamy prawo coś przeoczyć.

Adres e-mail używany w korespondencji

Regułą jest używanie jednego z poniższych formatów:
i.nazwisko@poczta.pl
imie.nazwisko@poczta.pl
nazwisko@poczta.pl

Kolejnym elementem jest używana przez nas nazwa użytkownika. Tutaj również trzymać się należy sztywnej konwencji podając Imię i Nazwisko np. Jan Kowalski

Bardzo nieprofesjonalne jest wysyłanie e-maila z konta koleżanki lub kolegi.. Z różnych względów należy unikać wysyłania takiej korespondencji ze skrzynki firmowej.
Personalizacja

W kwestii personalizacji ideałem jest kiedy, wiemy kto odbierze naszą aplikację. Wtedy należy zwrócić się bezpośrednio do tej osoby. Nie należy jednak z całą pewnością zakładać, że mamy do czynienia z kobietą bądź mężczyzną, bo możemy tutaj popełnić gafę zwrócenia się do kobiety przy pomocy Szanowny Panie. Jeśli nie wiemy z kim mamy do czynienia, najbezpieczniej jest Szanowni Państwo.
Przykład E-mail: jan.kowalski@przedstawiciel.pl Temat: Reprezentant Handlowy (nr ref 11/112) Treść: Szanowni Państwo, W związku z ogłoszeniem, które ukazało się w www.pracnet.eu z 5 listopada br, dotyczącym rekrutacji na stanowisko Reprezentanta Handlowego (nr ref.: 11/112), załączam moje dokumenty aplikacyjne. Uprzejmie proszę o rozważenie mojej kandydatury. Z niecierpliwością oczekuję na odpowiedź. W przypadku wątpliwości lub dodatkowych pytań jestem do Państwa dyspozycji. Z poważaniem, Jan Kowalski